​​​​​​

​​​GARANTIZAMOS LA EXCELENCIA OPERACIONAL

CALIDAD DE LOS  SERVICIOS AL CLIENTE​

 ​​​​​
Como una medida estratégica que potencia la capacidad de respuesta corporativa para prestar servicios confiables y de calidad, garantizamos a nuestros clientes un servicio oportuno, confiable y seguro, que esté a la vanguardia de sus necesidades y expectativas y que nos permita brindar soluciones de valor agregado alineadas con nuestra cultura interna de calidad.

Aseguramos integridad, confiabilidad y disponibilidad en los sistemas de transporte y distribución de gas natural y energía mediante prácticas operativas que cumplan con altos estándares nacionales e internacionales y con una gestión efectiva de los riesgos y el mejoramiento continuo de nuestros procesos.



Nuestro principal objetivo en la gestión comercial es lograr la lealtad y la satisfacción del cliente externo en los diferentes momentos de verdad en la prestación de los servicios; por eso, trabajamos día a día por tener procesos fáciles y ágiles que faciliten la vida y los negocios de nuestros clientes.

METAS



EN CONJUNTO CON NUESTRAS EMPRESAS, TRANSPORTAMOS 48 % DEL GAS NATURAL EN COLOMBIA

El servicio de transporte de gas natural hace parte de las actividades del core del negocio del portafolio de Promigas, por lo que mantener la continuidad de nuestras operaciones es preponderante. Nuestra terminal de LNG debe garantizar disponibilidad y oportunidad para recibir, almacenar y regasificar GNL conforme a las necesidades de los clientes.

Una interrupción afectaría no solo nuestros ingresos, sino los de nuestros clientes, dado que algunos de ellos usarían un producto sustituto para continuar con su operación, pero otros no tendrían esta opción, lo que acarrearía implicaciones, como sobrecostos, lucros cesantes, etc.

Desde nuestro Centro Principal de Control, hacemos la supervisión y el control de las variables operacionales de la infraestructura para identificar las Condiciones Anormales de Operación (CAO) que puedan tener un impacto en la continuidad del servicio, y, de esta manera, tomar las acciones necesarias para mitigar esta condición. Por otra parte, cuando se realizan trabajos especiales sobre la infraestructura, los profesionales de aseguramiento de la operación generan guías operativas, que se suman a los procedimientos de trabajo aprobados por el Comité Técnico de Control de Cambios, para que los profesionales del Centro de Control cuenten con parámetros y recomendaciones que les aseguren que las condiciones operacionales son normales durante la ejecución de los trabajos. Para la puesta en operación de nueva infraestructura o luego de una intervención mayor, se cuenta con un procedimiento para garantizar que no se presente afectación a la continuidad del servicio durante estas actividades, ya que estas son ejecutadas sin interrumpir el servicio de transporte de gas natural.

Los profesionales del Centro Principal de Control son evaluados anualmente en temas relacionados con identificación de CAO y con las acciones que despliegan para la atención de las mismas, y se realizan auditorías de seguimiento al procedimiento normalizado y a través del cumplimiento de un indicador de desempeño en el programa de compensación variable del coordinador de operaciones.

EN DISTRIBUCIÓN DE GAS 
La calidad de los servicios está relacionada de forma directa con tener una operación continua, segura y confiable, que garantice los estándares de calidad exigidos, atendiendo oportunamente las necesidades y los eventos presentados a nuestros clientes o en nuestra infraestructura de distribución. Dentro de los impactos que eventualmente se podrían ocasionar encontramos la insatisfacción por el servicio.

Nuestras empresas cuentan con políticas, objetivos e iniciativas estratégicas, entre otros aspectos, para garantizar la continuidad y confiabilidad del servicio de gas natural. Igualmente, se tienen campañas, como el Plan de Prevención de Daños, mediante el cual se interactúa directamente con las empresas que intervienen el espacio público. Contamos con campañas para la prevención de daños en los antejardines de las casas de los usuarios al realizar obras, y manejo seguro del gas, que consiste en campañas de comunicación para que los usuarios tomen conciencia del debido manejo del gas natural y, ante algún evento, sepan cómo comunicarse en caso de requerir apoyo de personal especializado. 

Se tiene interacción permanente con los comités de Gestión de Riesgo y Desastre (CMGRD) de cada uno de los municipios donde se presta el servicio de gas natural. 

La compañía cuenta con un centro de control, mediante el cual se gestionan todos los eventos y emergencias las 24 horas de cada día de la semana.

En cuanto a la seguridad de nuestros usuarios, se mantienen constantes patrullajes preventivos y de seguimiento sobre las redes y derecho de vía, para identificar obras con potencial de daño a las redes o fugas activas.


NUESTRAS FILIALES TRABAJAN POR UN SERVICIO DE EXCELENCIA EN DISTRIBUCIÓN DE GAS NATURAL 



Se ha centrado en generar experiencias positivas para el usuario, optimizando la capacidad operacional, con reducción en tiempos de atención y agilidad para realizar transacciones. Orientados hacia el establecimiento de relaciones cálidas y de respeto con sus usuarios, rediseñó procesos existentes e invirtió en tecnología para el funcionamiento de su plataforma multicanal, pensada para facilitar la interacción con ellos desde la comodidad de los hogares. En tiempos de pandemia, esta plataforma ha sido de vital importancia para el acceso de sus usuarios al servicio. 

Para asegurar la disponibilidad de los equipos y la continuidad de la operación, se implementó el Plan Anual de Mantenimiento, que incluye inspección de integridad, patrullajes preventivos, mantenimientos preventivos a estaciones y equipos, entre otros, para asegurar su buen estado, su confiabilidad y su continuidad en la operación.

Tiempo promedio de atención de emergencias de Gdo: 
En 2020, se logró mantener el cumplimiento del indicador, pues se atendió 100 % de las solicitudes de los usuarios, 89,7 % de las cuales cumplieron con los tiempos establecidos; los eventos no controlados y emergencias se atienden en menos de 1 hora, y los eventos controlados en menos de 36.


Mide la continuidad del servicio con dos indicadores regulatorios: Saidi (duración promedio de interrupciones) y Saifi (cantidad promedio de interrupciones). 

La oportunidad de atención se mide con el porcentaje de casos resueltos en más de ocho horas y se desagrega en rangos de cuatro horas para su análisis. También se mide el tiempo promedio de resolución desde que ingresa una llamada hasta que se restablece el servicio.

Ocupó, al igual que en años anteriores, el primer lugar en las encuestas de satisfacción ‘Cartagena Cómo Vamos’ y ‘Montería Cómo Vamos’, reflejo de los altos niveles de calidad y satisfacción del servicio. 

Su filosofía, basada en ‘Pasión por el Servicio’, le ha permitido desarrollar soluciones competitivas a través de la innovación y fortalecer su cultura interna orientada hacia el servicio, y, asimismo, la implementación de un modelo de excelencia operacional, que le permite ser más eficiente y, por consiguiente, prestar un mejor servicio, al punto de ser reconocida como la mejor empresa de servicios públicos en nuestra zona de influencia.




Nuestro centro de servicios, cuenta con indicadores de ANS, que miden la oportunidad en la prestación del servicio. Cuando alguno de estos indicadores presenta incumplimiento por un período de tres meses consecutivos, se toman acciones correctivas que permitan dar cumplimiento a lo pactado. 


MANEJO DE LA CONTINGENCIA SANITARIA POR COVID-19

Con el fin de garantizar la continuidad de nuestras operaciones, adoptamos una serie de medidas para garantizar que el personal crítico esté disponible y continúe desempeñando sus funciones en nuestros diferentes cuartos de control:
  • Ajustes en la programación de turnos, distanciamiento social, suministro y uso de elementos de protección o de bioseguridad.
  • Seguimiento periódico al cumplimiento de los protocolos de bioseguridad
  • Desinfección de áreas de trabajo.
  • Transporte exclusivo para nuestros operadores.
  • Operación simultánea del Centro de Control Alterno.
  • Reentrenamiento al personal que tuvo el rol de profesional del Centro Principal de Control y que actualmente desempeña otros cargos en la compañía.
  • Personal técnico operador de estaciones compresoras en casa, que están disponibles para atender cualquier contingencia en las estaciones.
  • Estas personas se mantienen realizando teletrabajo.
  • Seguimiento diario de condiciones de salud del personal operador.
  • Pruebas de laboratorio para detección del Covid-19 a todo el personal crítico de los cuartos de control.


El cumplimiento estricto de estas medidas nos permitió continuar prestando nuestros servicios sin ningún reporte de caso de contagio de Covid-19 entre nuestro personal operativo. 

SPEC implementó las medidas necesarias para coordinar la continuidad de la operación de manera segura para sus colaboradores, clientes y contratistas y mantuvo inalteradas sus operaciones en línea con las recomendaciones y exigencias del Gobierno Nacional.​


Transmetano presentó disminución en los volúmenes transportados con respecto al 2019, principalmente durante abril y mayo, atribuida a las restricciones nacionales generadas a raíz de la emergencia sanitaria. Se diseñó una ‘política comercial temporal’ para dar alivios económicos a los clientes con capacidad de transporte afectada, en la cual se cobraba una menor pareja de cargos para tal afectación. Como plan de acción, se monitorean permanentemente la variación y los volúmenes transportados a los clientes. Esta política finalizó el 30 de septiembre de 2020. 

A raíz de las dificultades generadas por la contingencia del Covid-19 para cumplir con el cronograma de ejecución del Plan de Mantenimiento proyectado, Promioriente estableció una serie de acciones con sus contratistas marco para atender 100 % de las actividades de operación y de las actividades críticas de mantenimiento, lo cual permitió garantizar la continuidad, la confiabilidad y la integridad de la infraestructura de transporte y la atención a satisfacción de nuestros clientes. 

Para GdO, la afectación principal fue la restricción de personal por aislamiento preventivo o por tener contagio de Covid-19. Para mitigar esta situación, se hizo refuerzo del equipo técnico con personal temporal, personal contratista y trabajo en el hogar para los cargos administrativos, soportados con apoyo tecnológico. 

A pesar del cierre por más de dos meses de las oficinas de Servicio al Cliente, se mantuvo la atención en otros canales, como el call center, y se creó la dirección electrónica <inquietudes@gdo.com.co>. 

Esta última se convirtió en una aliada para los usuarios, pues a través de ella se logró atender más 2.000 solicitudes mensuales, que mitigaron la no atención en las oficinas. Este nuevo canal fue soportado con el cambio de rol de los colaboradores que atendían las oficinas, con lo cual demostraron su capacidad de adaptación al cambio. 

Otra actividad que facilitó la atención oportuna fue la creación de un robot (Hermes) para la generación de respuestas escritas
a peticiones estándar tipo y radicación de PQR escritas; y, además, se implementó la App GdO.
El próximo paso será la ejecución de un chatbot con inteligencia artificial.







EVENTOS DE INTERRUPCIÓN​

La mayoría de los eventos se dan por terceros o so​n hechos de la naturaleza en regiones de difíciles condiciones geotécnicas y climáticas. Sin embargo, estos incidentes han disminuido gracias a un mayor control de la​s actividades de mantenimiento, a estrategias legales y a educación a los habitantes del área de influencia.​​


​​





Meta: Valores iguales o inferiores a 0,001 fugas/km-año, que es equivalente a una fuga en 1.000 km por año. Este límite se ha establecido con base en el análisis de la información disponible en los estudios UKOPA (United Kingdom Onshore Pipeline Association) y EGIG (European Gas Pipeline Incident).

Nota: Transoccidente no presentó eventos de interrupción o fugas en el año.



 

PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN DE NUESTROS CLIENTES 

No se presentaron casos de filtraciones de información, robos o pérdida de información de clientes.
Nuestras compañías tienen publicadas la Política de Tratamiento de Datos Gestión, que especifica los términos
de uso de los datos, los cuales solo son por la compañía para la interacción con sus clientes.